Association québécoise des responsables de l'aide financière aux étudiants

Constitution

La présente constitution de l’AQRAFE a été adoptée le 14 novembre 2014 à l’unanimité.

Télécharger la Constitution (PDF – 85 KB)

L’organisation porte le nom de l’Association québécoise des responsables de l’aide financière aux étudiants (AQRAFE), ci-après dénommée « l’Association ».
Les objectifs de l’Association sont de :

  1. Promouvoir le perfectionnement professionnel de ses membres; 
  2. Favoriser le réseautage, les échanges et la communication entre les membres de l’AQRAFE sur différents sujets inhérents à leurs fonctions; 
  3. Analyser et évaluer les programmes gouvernementaux d’aide financière aux étudiants ainsi que les politiques et procédures. Prendre position et proposer des modifications à ces programmes, afin de favoriser l’accès aux études et la rétention des étudiants; 
  4. Effectuer, au besoin, des études ou des recherches en matière d’aide financière aux étudiants; 
  5. Collaborer avec tout organisme ayant des intérêts communs avec l’Association. 
  1. Le personnel désigné par les bureaux d’aide financière des universités et des collèges publics québécois est admissible à devenir membre de l’Association;
  2. Aux fins du présent texte, l’Université d’Ottawa est incluse dans la communauté universitaire québécoise.
  1. L’Association doit minimalement tenir une assemblée générale chaque année;
  2. Tout membre doit préalablement avoir acquitté sa cotisation annuelle pour pouvoir participer aux assemblées ou à toute autre activité de l’Association;
  3. Le quorum de l’assemblée générale est établi par une représentation de 25 % des établissements d’enseignement membres de l’Association;
  4. Une seule personne parmi les membres d’un même établissement d’enseignement a droit de vote. Il revient aux membres de l’établissement d’enseignement qui sont présents de désigner cette personne;
  5. Advenant qu’un déséquilibre dans la représentation votante des deux ordres d’enseignement (universitaire et collégial) devienne problématique, l’Assemblée devra proposer un mécanisme ayant pour but de corriger ledit déséquilibre.
Les officiers de l’Association comprennent :

A. Un président;
B. Un vice-président aux affaires externes;
C. Un vice-président aux finances;
D. Un vice-président aux affaires internes et communications;
E. Un vice-président aux affaires collégiales;
F. Un vice-président aux affaires universitaires;
G. Le président sortant*.

* Dans l’éventualité où le président sortant quitterait l’Association au terme de son mandat, ce poste pourrait être pourvu par l’un ou l’autre des officiers sortants ou par tout autre moyen déterminé par l’Assemblée.

Modalités de fonctionnement

  1. L’exécutif se rencontre au besoin sur convocation du Président;
  2. Un quorum de quatre personnes sur sept est exigé lors des réunions de l’exécutif pour que les décisions prises soient valides;
  3. La durée du mandat de chacun des officiers est de deux années, renouvelable deux fois sur un même poste. Le titulaire d’un poste peut cependant se présenter pour un autre poste au terme de son mandat;
  4. Les élections se tiennent annuellement au début de l’assemblée générale et les officiers nouvellement élus assument immédiatement leurs fonctions. L’élection des officiers sur les postes A, C et E ont lieu les années paires, alors que celle des officiers sur les postes B, D et F ont lieu les années impaires (ex. : 2013-2014 est considérée comme une année impaire);
  5. Lorsque l’un des postes d’officiers devient vacant, les remplacements prévus à l’article VII s’appliquent. Pour les fonctions d’officiers où des remplacements ne sont pas prévus à l’article VII, l’exécutif choisit de nommer ou non, de manière temporaire, une personne sur le poste jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale, alors que des élections auront lieu sur le poste en question. La durée du mandat de ce poste sera alors déterminée selon ce qui est prévu au paragraphe 4 du présent article;
  6. La période de la nomination temporaire (prévue au paragraphe 5 du présent article) ou le remplacement temporaire (prévu à l’article VII) n’influence d’aucune manière la durée permise des mandats d’un officier aux fins de l’application du paragraphe 3 du présent article.
Des comités spéciaux peuvent être créés au besoin par l’exécutif.

1. Président

  • Coordonne les activités de l’Association;
  • Préside les réunions de l’Association et de l’exécutif;
  • Agit en tant que porte-parole officiel de l’Association ou délègue tout membre à cet effet;
  • Détermine l’ordre du jour des réunions de l’Association et de l’exécutif.

2. Vice-président aux affaires externes

  • Assume les fonctions du Président en son absence;
  • Assume les fonctions du Vice-président, affaires internes et communications en son absence;
  • Assure le suivi des différents comités et dossiers et en fait rapport à l’exécutif;
  • Agit en tant que responsable de la logistique des réunions.

3. Vice-président, finances

  • Reçoit la cotisation des membres, assume la responsabilité de la tenue du registre des adhésions et assure la mise à jour de la liste de distribution (PRAF);
  • Effectue les transactions financières et tient à jour les registres comptables de l’Association;
  • Dresse annuellement un bilan des états financiers de l’Association et en informe les membres lors de l’assemblée générale annuelle;
  • Soumet les prévisions budgétaires annuelles en assemblée générale, afin de faire adopter le budget par les membres.

4. Vice-président, affaires internes et communications

  • Assume les fonctions du Vice-président, affaires externes en son absence;
  • Rédige les comptes-rendus des réunions de l’Association et de l’exécutif;
  • Transmet aux membres les comptes-rendus des réunions de l’Association;
  • Conserve les comptes-rendus, les documents et la correspondance;
  • Transmet aux membres les avis de convocation aux réunions;
  • Établit et assure le maintien du réseau de communication de l’Association;
  • Transmet les documents ainsi que l’information à publier, puis les affiche sur le site Web de l’Association.

5. Vice-président, affaires collégiales

  • Assume la coordination des travaux des sous-comités de la section collégiale.

6. Vice-président, affaires universitaires

  • Assume la coordination des travaux des sous-comités de la section universitaire.

7. Président sortant

  • Assure la transition avec le nouveau président et les autres membres de l’exécutif.
Le montant de la cotisation annuelle des membres est reporté automatiquement l’année suivante. L’assemblée générale peut décider de modifier ce montant.
Lors d’une assemblée générale spéciale, les statuts de la constitution peuvent être modifiés et adoptés sur approbation des deux tiers des membres votants présents.

Dans la constitution, la forme masculine est utilisée seulement pour alléger le texte.

Retour en haut de page
Enter your Infotext or Widgets here...