Les membres de l’AQRAFE travaillent dans les bureaux d’aide financière des universités et des collèges publics québécois.
Selon la structure du bureau d’aide financière de leur établissement d’enseignement, les membres offrent différents services aux étudiants qui ont besoin de soutien financier pour mener à bien leur projet d’études :
- Gestion des programmes d’aide financière du gouvernement du Québec;
- Gestion des programmes d’aide financière des autres provinces canadiennes et des États-Unis;
- Gestion des programmes de bourses d’études de différents organismes (établissement d’enseignement, fondations, ordres professionnels, conseils de recherche, instituts, etc.);
- Sensibilisation à la littératie financière;
- Etc.
Tous les bureaux d’aide financière des établissements d’enseignement, représentés par les membres de l’AQRAFE, ont en commun la ratification de l’entente de collaboration avec le Ministère de l’Enseignement Supérieur (MES) du Québec. Selon cette entente, le MES confie aux organismes scolaires le mandat de fournir une assistance aux étudiants en ce qui concerne les différents programmes de l’Aide financière aux études (AFE).
En particulier, l’entente de collaboration confère aux bureaux d’aide financière et à leur personnel les responsabilités suivantes :
- Fournir des informations sur les différents programmes d’aide financière de l’AFE;
- Offrir une assistance-conseil aux étudiants dans leurs démarches relatives à l’AFE, le soutien nécessaire dans la reconnaissance de situations particulières et les explications de calculs;
- Intervenir dans l’analyse des dossiers des étudiants;
- Vérifier et confirmer les renseignements scolaires des étudiants inscrits dans leurs établissements d’enseignement;
- Remettre les certificats de garantie aux étudiants (document relatif au versement de l’aide financière);
- Informer les étudiants sur les différents droits de recours auprès de l’AFE (demandes dérogatoires, demandes de révision et plaintes);
- Soutenir les étudiants dans leurs démarches lors de demandes dérogatoires et transmettre les dossiers au Comité d’examen des demandes dérogatoires;
- S’assurer que l’AFE dispose des renseignements scolaires à jour pour tous les programmes offerts par leurs établissements d’enseignement;
- S’assurer que l’AFE dispose des renseignements administratifs à jour (coordonnées du personnel du bureau d’aide financière, liste des établissements desservis, profil d’utilisateur de son personnel dans le système Contact, etc.).
De plus, afin d’offrir un service à la clientèle étudiante en matière d’aide financière aux études, les bureaux d’aide financière et leur personnel doivent se conformer aux obligations découlant de l’entente de collaboration, notamment :
- Appliquer les règles administratives communiquées par l’AFE;
- Promouvoir l’utilisation des services Internet de l’AFE auprès de leur clientèle étudiante;
- Mettre à la disposition de leur clientèle étudiante des présentoirs contenant les brochures et les formulaires transmis par l’AFE;
- S’assurer que leur personnel agit avec prudence, diligence, loyauté et honnêteté;
- S’assurer que leur personnel reçoit la formation exigée par l’AFE pour chacun des profils de prestation de services;
- S’assurer que leur personnel a les compétences et la formation requises pour administrer les programmes d’AFE;
- Assurer la gestion locale de la sécurité informatique des systèmes d’échange informatique.